研究室での雑用、つい「なんで自分が？」と思ってしまうこと、ありませんか？
雑用は意外と時間がかかり、本来やるべき研究や勉強の妨げになることも。
私は学部3年生の頃から研究室の雑用を託され、修士2年まで実質“タダ働き”を続けてきました。
最初は手探りでこなしていましたが、経験する内にちょっとしたコツや工夫で雑用を爆速で片付けることに成功しました！この記事では、その具体的なテクニックをシェアします。
ちなみに、他にも「こんな方法ある」とか「こうやって乗り切った」みたいなアイデアを持っている人は、ぜひXやLINEで教えてください！みんなで雑用のストレスから解放されましょう！
メールは宛名も返事もすべて署名にする
メール対応はよく任される雑用の一つですし、雑用が振られてくるのもメールの場合が多々。このボディブローのように意外に時間を取られるメール対応は、署名をフル活用しましょう！
署名といえば通常、文末に所属や名前を記載しておくものですが、
ポイントは「メールの全体を署名として登録する」
以下のように署名の一つに「対教授」のメールを組み込み、毎回手打ちする手間を省きます。
〇〇先生
お世話になっております。修士2年の△△です。
〜の件、承知いたしました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
△△
——————————-
〇〇大学院 〇〇研究科
〇〇研究室 修士2年
△△
tel:
mail:
——————————-
また、ついでによくメールのやり取りをする研究科の事務室宛てバージョンも署名に登録することでメール作業全般が爆速で終わります。
他にも、研究室全体への連絡メールや依頼メールといった用途別にも署名登録しておくのも有効です。
これらはGmailやOutlookのテンプレート機能を使えば、署名を管理できるので活用してみてください。
この方法を実践するだけで、メール作成にかかる時間が大幅に短縮され、質も安定し、他の作業に集中する時間を増やすことができます！
後輩指導は『よくある質問集』で時短
後輩指導は院生がよく任される雑用のひとつですが、事務的な内容の質問はどの年もほぼ同じ質問であり、何度もされると時間が奪われがちです。
そこでおすすめなのが「よくある質問集」を作ることです。
過去に聞かれた質問をリスト化し、短く簡潔な回答を添えておくことで、後輩が自主的に調べやすくなります。また、作成段階も後輩に委ねます。具体的には、事前に研究室全体に質問集を周知しわからないことがあったら見るように伝えとくことと、初の質問をされたらその都度教えたあとに「よくある質問集に書いといて！」と伝えることで、時間が取られません。
質問集はGoogleドキュメントやスプレッドシート、GitHubなどで共有すると便利で、研究室全員がアクセスできる状態にしましょう。
後輩も自立的に動けるようになり、あなた自身も研究に集中できるようになります！
リマインダーを活用したスケジュール管理で「催促」から回避
雑用には、少し先の期限が設定されているものも多く、うっかり忘れてしまうと嫌な催促メールが飛んできてストレスの元になります。
このような状況から解放されるには、リマインダーを活用したスケジュール管理が効果的です。
リマインダーを使えば、期限を自分で覚えておく必要がなくなり、催促メールのプレッシャーも回避できます。
例えば、Googleカレンダーやスマホのリマインダー機能を使って、タスクの締切を登録し、1週間前や数日前に通知が来るよう設定しておけば安心です。
さらに、タスクを細かく分解して「途中経過」もリマインドするようにすれば、大きなタスクでも余裕を持って取り組むことができます。
ちなみに、タスクや予定をリマインダーやメモに記録することで脳がすっきりし、集中力が向上する効果があるとかないとか
共有フォルダで申請書も研究関連の資料も「更新」にする
研究室で共有フォルダを作成し、関係者全員が資料を作成するたびに完成物をそこに保存することで雑用も研究も効率化できます。
例えば、毎月や毎年提出が必要な申請書類や報告書を毎回ゼロから作成する手間を省き、前回のデータを基に更新するだけで済むようになります。
また、この方法は研究活動にも大きな効果があります。例えば、過去の先輩が学会賞を受賞した際の発表スライドや研究概要を後輩が参考にできるようになるのです。
共有フォルダはGoogle DriveやDropboxなどのクラウドツールを活用するといいと思います。フォルダを用途別に分けて整理し、目的の資料をすぐに見つけられるようにしましょう。
この仕組みを取り入れることで、雑用の負担が減るだけでなく、研究室全体の生産性が飛躍的に高まります！
ゼミ合宿や飲み会は『事前セットリスト』で安心運営
ゼミ合宿や定期的な飲み会などのイベント運営は、慣れないと手間がかかり、連絡漏れやアクシデントが起きやすい雑用です。例えば、懇親会を後輩に任せたものの、偉い先生へのメールで失礼な表現があったなどもあるあるです。
これを防ぐには、事前セットリストを作成し、準備内容を一式まとめておくことが効果的です。
セットリストには、先方に確認すべき事項（施設の予約内容やアルコールの有無）、必要な資料（参加者リストやアレルギーの有無）、行動時期ごとのタスク（1か月前の施設仮予約から当日の進行確認まで）を整理して記載します。
また、例年参加者を募るフォームや送るメールの文面はほぼ変わらないはずです。こちらも共有しておきましょう。
この仕組みがあれば、初めての人でもスムーズに運営を引き継ぐことができ、雑用を任せやすくなります！
まとめ
研究室で任される雑用も、ちょっとした工夫で効率化し、負担を大幅に減らすことができます。
メール対応を署名で爆速化し、後輩指導はよくある質問集で時短、リマインダーで催促を防ぎ、共有フォルダや事前セットリストで資料や準備を「更新」していく仕組みを作れば、雑用がスムーズに片付きます！
これらの工夫を取り入れれば、雑用に振り回されることなく、研究や学びに集中できる環境を作れるはずです！
